安排会议时，可以检查被邀请者的安排，预订房间和资源，设置联机会议以及跟踪被邀请者回复。
过程
- 从日历中，单击新建。如果需要，请在内容字段中选择会议。
- 对于主题，请在字段中输入简短会议说明。
注： 要将会议分配到某个分类，请单击分类，并选择一个或多个分类。要添加分类，请输入其名称并单击添加。
- 对于必需，请通过输入一个或多个电子邮件地址和组名称来指定主要被邀请者。
注： 要通过在联系人、邮件服务器上的 Domino® 目录或目录编目中查找姓名来添加被邀请者，请单击必需，选择要搜索的目录，输入要搜索的姓名，单击搜索，从搜索结果中选择姓名，并单击必需：>>。
注： 要添加可选被邀请者，请单击可选。
要通知其他人有关会议的信息，请单击仅供参考。
然后，要添加可选或仅供参考的被邀请者，请遵循上述有关指定或搜索被邀请者姓名的指示信息。
- 指定日期、开始时间和结束时间。
注： 要检查被邀请者的空闲时间，请单击查找可用时间。使用此选项以从推荐的会议时间进行选择，或查找所有必需被邀请者或所有被邀请者都有空参加会议的时间。
注： 要为开始时间和/或结束时间选择备用时区，请单击显示时区。
- 可选： 执行以下任一操作：
- 要重复会议，请单击重复，并指定重复设置(如频率和持续时间)。
- 输入会议场所。
- 要预订房间或资源（预订是为贵组织设置的），请单击房间或资源。
- 要将电话会议信息添加到场所字段或会议邀请主体，请单击拨入号码。然后，要仅在会议邀请主体中显示拨入信息，请取消选择将电话会议信息包含在场所中选项。
注： 仅当在日历会议首选项中指定了电话会议信息时，才会显示拨入号码选项。
- 要将联机会议信息添加到会议邀请，请单击联机会议，如果需要，还要选择贵组织使用的会议服务并指定服务的联机会议详细信息。
- 要为会议设置闹铃，请选择提示我并选择闹铃时间。
- 要从回复的每个被邀请者接收通知，请选择请求回复。
提示： 如果将会议邀请发送到大量被邀请者，请考虑取消选中请求回复。这会使会议邀请成为广播邀请，被邀请者可以选择是否将会议添加到其日历，而不是进行回复。
提示： 如果在被邀请者人数较少的情况下也担心收件箱中的回复通知量过大，请查看日历显示首选项要在收件箱中显示的会议通知类型并选择除回复之外的所有类型选项。然后可以通过跟踪会议项中的被邀请者回复，而不在收件箱中显示回复通知。
- 要将邀请的会议项添加到日历，但将时间段在空闲时间安排中保持打开，请在显示为字段中选择可用。
- 要阻止有权访问您日历的人员读取会议项，请选择标记为私有。有权管理您日历的人员可看到私有项的时间，但无法看到其内容。
- 在会议邀请的主体中指定议程之类的任何会议信息。
- 要将演示文稿之类的文件添加到会议邀请，请单击附件标题，单击标题后的选择文件图标，然后浏览以选择一个或多个要附加的文件。
- 要指定任何标准邮件邮递选项，请单击邮递选项。
- 单击以下某个选项：
- 保存并发送邀请，以发送邀请并将邀请的会议项添加到日历。
- 保存为草稿，以保存对邀请所执行的操作，以便将来更新并发送。
